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Selon l’article 105 de la loi des finances 2018, si vous effectuez des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (conformément à l’article 289), mais enregistrez ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous devez utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions :
Mais dans la réalité, les commerçants n’ont pas l’obligation de posséder une caisse enregistreuse. En effet, ils peuvent parfaitement recourir à un facturier ou à un carnet à souches pour travailler.
Cependant, dès lors qu’un commerçant est assujetti à la TVA et qu’il a choisi de s’équiper d’un logiciel de caisse, il est concerné par les obligations énoncées précédemment.
La réglementation du ticket de caisse
Même s’il ne s’agit pas de la même loi, l’obligation d’avoir ou non une caisse enregistreuse pour un commerçant peut être éclairée par la législation qui entoure le ticket de caisse. En effet, selon l’article 1 de l’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 :
Alors s’il est autorisé de rédiger des notes à la main, il est de toute évidence difficile de procéder ainsi dans les points de vente brassant un nombre important de clients. Par conséquent, peu nombreux sont les commerçants pouvant se passer d’un logiciel de caisse.
C’est pourquoi il est fortement recommandé de vous équiper d’une caisse enregistreuse via un organisme accrédité, et ce, qu’elle soit obligatoire ou non.
Comment savoir si sa caisse enregistreuse est aux normes ?
Ainsi, dès lors qu’il utilise un logiciel de caisse, le commerçant doit être en mesure de prouver que ce logiciel est certifié NF525. Dans le cas contraire, il encourt une amende de 7 500 € !
Pour savoir si votre caisse enregistreuse est aux normes, vous pouvez consulter les sites Internet de l’AFNOR et du LNE : tous les systèmes de caisse certifiés y sont recensés ! Car, pour qu’un système de caisse soit certifié, son concepteur doit effectuer des démarches auprès d’un organisme accrédité.
Le choix d’une solution d’encaissement est devenu un enjeu important, mais l’importance l’offre proposée sur le marché ne facilite pas le choix. Pour vous aider dans cette tâche, voici 5 fonctionnalités indispensables à une caisse enregistreuse :
1) Sa facilité d’utilisation : La prise en main se doit d’être accessible même pour les novices en informatique et les interfaces pensées pour une utilisation répétée.
2) Un reporting précis et personnalisable : Au-delà de l’encaissement, un bon logiciel de caisse doit aussi vous permettre de disposer de chiffres clés sur votre activité. De même, il est essentiel que la solution d’encaissement pour laquelle vous voulez opter permette une gestion intuitive de tout ce qui relève de l’administratif : factures, livraisons, règlements fournisseurs…
3) La gestion à distance : Pouvoir accéder à l’interface de votre logiciel à tout moment, depuis votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur portable, afin d’avoir une visibilité en tout temps sur votre activité, vos chiffres de la journée, votre personnel…
4) Les outils marketing : Le logiciel de caisse doit absolument proposer dans son interface des outils de fidélisation, et notamment vous offrir la possibilité d’envoyer des campagnes e-mailing et SMS.
5) Coupler votre logiciel de caisse à votre site e-commerce : De plus en plus de commerçants commercialisent leurs produits en ligne, et ce à travers plusieurs canaux : un site e-commerce, une boutique sur les réseaux sociaux ou des marketplaces. Pour celles et ceux qui sont dans cette situation, il est indispensable de pouvoir synchroniser facilement vos ventes en ligne avec celles de votre commerce physique, ne serait-ce que pour la gestion des stocks.
Une formation sur la caisse enregistreuse peut être effectuée afin de vous accompagner dans votre installation. Si vous avez des besoins spécifiques, contactez-nous via notre rubrique contact.
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