Avant de choisir un logiciel de caisse, il est tentant de comparer uniquement les prix ou les fonctionnalités affichées sur les offres. Pourtant, certains critères peuvent avoir beaucoup plus d'impact au quotidien : le matériel compatible, le support, la prise en main, l'engagement ou encore la récupération des données.
Restaurateur, commerçant ou indépendant : voici 6 questions à poser à son interlocuteur avant de signer. Pour une approche plus large des critères de choix, le guide comment choisir sa caisse enregistreuse passe en revue les besoins à évaluer.
1. La caisse est-elle compatible avec le matériel existant ?
Un terminal de paiement, une imprimante, un tiroir-caisse ou un autre équipement est déjà en place ? Leur compatibilité est à vérifier avant de choisir le logiciel de caisse.
Une solution peut sembler intéressante jusqu'à ce qu'il faille finalement remplacer une partie du matériel. Le coût de l'installation peut alors augmenter rapidement.
Il faut donc demander quels équipements sont compatibles avec le logiciel, et lesquels sont éventuellement nécessaires pour l'utiliser.
L'application shopcaisse fonctionne sur tablette et smartphone, iOS comme Android, et se connecte à différents types de matériel : imprimantes, TPE, tiroirs-caisses. L'équipe shopcaisse vérifie la compatibilité du matériel déjà en place, et les équipements proposés sont présentés sur la page matériel de caisse.
2. Qui contacter en cas de problème ?
Une caisse qui fonctionne parfaitement pendant les heures creuses, c'est bien. Mais que se passe-t-il lorsqu'un problème survient pendant le service ?
Avant de choisir un logiciel de caisse, mieux vaut se renseigner sur le support : qui contacter, à quels horaires, et comment les problèmes sont-ils pris en charge ?
C'est un point particulièrement important pour les restaurants et commerces qui travaillent le soir ou le week-end.
Chez shopcaisse, les offres Pro et Pro+ incluent le support téléphonique 7j/7 prioritaire, pour accompagner l'utilisation de la caisse au quotidien et en cas de difficulté. Les offres Flex 300 et Flex 800 donnent accès au support par email (prioritaire en Flex 800), l'offre Gratuit à la notice et au chat IA : le détail du support par offre figure sur la page tarifs. Un critère à prendre en compte au même titre que les fonctionnalités du logiciel.
3. Combien de temps faut-il pour former quelqu'un ?
Une caisse enregistreuse est utilisée par plusieurs personnes dans beaucoup de commerces. La facilité de prise en main devient donc rapidement un enjeu quotidien.
À l'arrivée d'un nouveau serveur ou d'un nouvel équipier, une question se pose : combien de temps lui faudra-t-il pour prendre une commande et encaisser seul ?
Une interface compliquée peut transformer chaque recrutement en nouvelle session de formation.
L'interface shopcaisse est pensée pour être accessible depuis une tablette ou un smartphone. Elle dispose d'un mode école pour une prise en main rapide des opérations courantes : les ventes et les mouvements de stock y sont fictifs, et n'apparaissent ni dans les rapports ni dans les exports comptables. Le meilleur moyen de s'en rendre compte reste de tester soi-même la caisse avant de choisir : l'offre Gratuit est sans limite de temps, jusqu'à 100 tickets par mois.
4. Combien de temps dure l'engagement, et que deviennent les données en cas d'arrêt ?
C'est une question que l'on pose trop tard.
Avant de signer, trois points sont à vérifier : la durée d'engagement (s'il y en a une), le préavis et les conditions de résiliation. Reste la question des données : le catalogue, l'historique de ventes ou le fichier client sont-ils récupérables en cas de changement de logiciel ?
Ces informations peuvent représenter plusieurs années de travail. Elles ne devraient donc pas être négligées au moment de comparer deux solutions.
Avec shopcaisse, l'offre mensuelle est sans engagement : elle se résilie à tout moment, et la facturation annuelle court jusqu'à son terme, sans pénalité. Côté données, le catalogue produits, le fichier clients et les stocks s'exportent depuis le back-office. Avec l'offre mensuelle, la caisse se choisit sans s'enfermer dans une durée minimale.
5. La caisse est-elle certifiée ?
La certification est un autre élément à vérifier avant de choisir un logiciel de caisse.
Pour un commerce concerné par les obligations applicables aux systèmes de caisse, la démarche consiste à demander à son interlocuteur quelle certification possède le logiciel, puis à vérifier les informations communiquées.
Il ne suffit pas de demander si une caisse est « conforme » : il faut savoir précisément sur quelle certification ou quel référentiel cette affirmation repose.
shopcaisse est certifiée NF525 depuis 2016. Alors pas d'inquiétude, nous sommes déjà en règle depuis longtemps ! Les obligations et les critères de certification sont détaillés sur la page caisse enregistreuse certifiée.
6. Qu'est-ce qui est réellement inclus dans le prix ?
Un prix d'appel ne permet pas toujours de connaître le coût réel d'une caisse.
Avant de comparer deux offres, il faut demander ce qui est compris : fonctionnalités, mises à jour, nombre d'utilisateurs, gestion des stocks, fidélité, second point de vente, matériel, Click & Collect ou encore intégrations avec les autres outils du commerce.
L'objectif n'est pas nécessairement de choisir la solution qui propose le plus de fonctionnalités, mais celle qui correspond réellement à l'activité et aux besoins du commerce.
Avec shopcaisse, l'offre Gratuit donne accès à toutes les fonctionnalités (encaissement, stocks, fidélité, statistiques, export comptable, menu digital par QR code), jusqu'à 100 tickets par mois. Des modules en option (multi-poste, Click & Collect, commande à table par QR code, etc.) s'ajoutent ensuite à la carte, selon les besoins du commerce : la grille tarifaire détaille le prix de chacun.
Dans tous les cas, mieux vaut demander un tarif complet avant de comparer les solutions entre elles.
Les 6 questions à poser avant de signer
Avant de choisir sa caisse enregistreuse, voici donc les 6 questions à garder en tête :
- Mon matériel actuel est-il compatible avec la caisse ?
- Qui puis-je contacter en cas de problème ?
- Combien de temps faudra-t-il pour former mes équipes ?
- Suis-je engagé et puis-je récupérer mes données si je pars ?
- Le logiciel est-il certifié ?
- Qu'est-ce qui est réellement inclus dans le prix ?
Ces questions permettent de dépasser le simple prix affiché et de comparer les logiciels de caisse sur ce qui aura réellement un impact au quotidien.
Chez shopcaisse, certaines réponses sont simples : une offre gratuite, une certification NF525 depuis 2016 et surtout aucun engagement sur l'offre mensuelle.
Pour les autres questions, le plus simple est encore de prendre la solution en main et de vérifier qu'elle correspond à l'activité du commerce.
Publié par l'équipe shopcaisse.