Faut-il acheter ou louer son matériel de caisse enregistreuse ?

Vous êtes à la recherche d’une caisse enregistreuse ? Dans ce cas, vous allez être amené à vous poser une question essentielle : est-il préférable de louer ou d’acheter ma caisse enregistreuse ? 

Nous avons fait toutes les recherches nécessaires et analysé plusieurs distributeurs de caisses enregistreuses pour vous proposer le comparatif le plus complet possible.

 

Acquérir une caisse enregistreuse …

Que vous soyez commerçant ou restaurateur, si vous n’avez pas de statut d’auto-entrepreneur, vous avez l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse certifiée aux normes d’encaissement NF 525. Le logiciel de caisse enregistreuse doit notamment sécuriser vos données d’encaissement et les archiver avec une garantie de conservation.

Depuis le 1er Janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA doit s’équiper d’un logiciel de caisse enregistreuse certifié. Désormais, quasiment tous les logiciels possèdent cette certification requise. Pour en être sûr, n’hésitez pas à demander le certificat de conformité, actualisé à l’année en cours, auprès des entreprises qui vendent des caisses enregistreuses.

La recherche de caisse enregistreuse peut être débutée plus de 1 an avant la date d’ouverture, pour vous permettre de préparer votre prévisionnel. Un devis de caisse enregistreuse vous sera envoyé par mail, à la suite de votre appel téléphonique avec un commercial. Si votre besoin de caisse enregistreuse est urgent, sachez que certaines entreprises peuvent garantir une livraison sous 24 à 48h. Nous l’avons vérifié avec l’entreprise ShopCaisse.

 

… Mais à quel prix ?

Votre caisse enregistreuse peut être sur n’importe quel support : iPad, ordinateur, tablette tactile ou caisse traditionnelle. Le prix d’acquisition du matériel et du logiciel vont dépendre du support utilisé. Pour une caisse enregistreuse sur iPad, vous pouvez vous équiper pour moins de 500€. D’autres caisses enregistreuses plus traditionnelles peuvent être proposées à plus de 2000€, pour les mêmes fonctions !  

N’hésitez pas à demander plusieurs devis de caisses enregistreuses, notamment des devis pour des caisses enregistreuses sur iPad, étant la meilleure offre qualité-prix : des logiciels hauts de gamme à bas prix vous seront proposés, avec du matériel compatible à la pointe de la technologie. L’entreprise ShopCaisse pourra vous proposez un devis à moins de 500€, avec une possibilité de paiement en 3 fois sans frais.

Est-il plus avantageux d’acheter ou de louer le matériel ? Il faut savoir qu’il est possible de louer ou d’acheter son matériel de caisse enregistreuse. Nous avons analysé ces deux options pour vous, en exposant tous les avantages et inconvénients.

 

La location

Vous pouvez louer tout votre matériel de caisse enregistreuse : l’imprimante ticket de caisse et  tiroir-caisse et l’iPad et son support. Pour des besoins plus développés, sont aussi disponibles en location le lecteur code-barres, l’imprimante à code-barres et l’afficheur client. Le logiciel de caisse enregistreuse est également proposé en offre mensuelle, comme le matériel. La location est une option à privilégier lorsque vous n’avez pas assez de trésorerie pour l’acheter, ou que vous souhaitez préserver votre trésorerie.

En location, le matériel vous sera livré déjà configuré : il ne vous reste plus qu’à le brancher. Si vous avez la moindre question concernant le logiciel, vous bénéficierez d’une assistance, maintenance et formation offertes.

Pour établir un contrat en location, l’entreprise qui propose la caisse enregistreuse aura besoin d’un extrait KBIS de moins de 3 mois. Il s’agit d’un document officiel, qui atteste de l’existence de votre entreprise, du point de vue juridique. Le contrat peut ensuite être rédigé.

Le principal inconvénient de la location vis-à-vis de l’achat est l’engagement qui est de 24 ou 36 mois. Il n’est donc pas possible de résilier votre contrat avant la date de fin. Bien évidemment, en cas d’arrêt de votre activité, le contrat de location pourra être rompu. Notez également que les mensualités peuvent être élevées : comparez avec le devis proposé à l’achat. Enfin, la location n’est pas du leasing, vous ne serez pas propriétaire du matériel à la fin de votre contrat. Vous devrez donc soit retourner le matériel à l’entreprise, soit souscrire à un nouveau contrat en location, avec engagement sous 24 ou 36 mois.

 

L’achat

Il est donc possible d’acheter le matériel pour votre caisse enregistreuse. Concernant l’abonnement au logiciel, plusieurs formules sont proposées selon les entreprises. 

ShopCaisse propose son logiciel de caisse enregistreuse sur iPad sous la forme d’un abonnement mensuel sans engagement, ni frais de résiliation. Il est donc possible de résilier à tout moment, quelque soit la raison, sans délai de résiliation. En cas d’arrêt d’activité, le matériel est compatible avec d’autres logiciels, vous avez la possibilité de le vendre ou de le céder aux repreneurs de votre établissement par exemple.

Pour revenir à l’achat du matériel, si votre trésorerie est limitée, sachez que certaines entreprises proposent une facilité de paiement en 3 fois sans frais. Il est possible d’acquérir l’imprimante ticket de caisse et tiroir caisse pour 300€ HT environ, soit 3 paiements de 100€, étalés sur 3 mois.

Votre matériel sera livré neuf est configuré, avec une garantie qui est la même que pour un contrat en location. Concernant l’assistance, la maintenance et la formation, tout comme la location, ces services sont offerts. 

Si vous avez une activité  saisonnière ou évènementielle, c’est-à-dire que vous n’avez pas le besoin d’avoir une caisse enregistreuse toute l’année, l’achat est à privilégier. En effet, vous pouvez être propriétaire de votre matériel que vous utiliserez à chaque année. Quant au logiciel, optez pour une offre mensuelle sans engagement que vous pouvez résilier à chaque fin de saison, ou lorsque vous n’avez pas d’événement. Pendant cette période de résiliation, la caisse se met en “pause”, aucunes données ne seront perdues.

 

Ce qu’il faut retenir

Nous espérons vous avoir éclairé dans votre prise de décision, et que l’alternative achat/location n’a plus de secret pour vous.

 

Vous avez besoin d’un devis pour une caisse enregistreuse ? L’entreprise ShopCaisse saura vous en proposer un en quelques minutes, après avoir fait un point avec vous.